Che cos’è la digitalizzazione dei documenti
Ultimamente si sente sempre più spesso parlare di digitalizzazione ovvero la conservazione dei documenti digitali (approfondisci qui www.savinosolution.com). Questo processo di trasformazione è cominciato da qualche decennio, ma ha ricevuto un grande sprint in questi anni per una serie di motivi: in primis la necessità di risparmiare spazio e contare su un formato che non può essere distrutto o perso. La digitalizzazione ha anche concesso di risparmiare tempo in quanto basta un solo clic per reperire un documento, mentre in passato potevano volerci diversi giorni per trovare un determinato foglio in un grande archivio. Ma ancor più importante delle precedenti è l’assoluta certezza di poter preservare l’integrità del documento con l’obiettivo di assicurare il valore legale dello stesso per sempre. Un documento di testo può essere bruciato, distrutto, nascosto o modificato, comportando una serie di conseguenze disastrose e irrecuperabili. Da considerare anche il fattore ambientale in quanto si vanno a risparmiare quintali e quintali di carta, salvaguardando il pianeta e lo spreco delle risorse primarie. Ovviamente non è così semplice come sembra: non basta solo scattare una foto a un documento e farlo diventare pdf per far sì che possa definirsi un documento digitale, soprattutto per quanto riguarda tutte le documentazioni aziendali, statali o che comunque hanno una validità fiscale, giuridica o amministrativa. Esiste appunto una regolamentazione specifica, definita CAD ovvero Codice dell’Amministrazione Digitale, in cui sono inserite tutte le norme per una corretta digitalizzazione dei documenti.
Che cos’è il CAD
Abbiamo accennato al CAD, ovvero il codice delle norme che regolamentano tutto ciò che riguarda la digitalizzazione dei documenti. Ci sono diverse regole da seguire affinché si possa essere certi di aver eseguito correttamente la procedura e queste riguardano:
- la qualità del documento che deve necessariamente essere alta e completamente leggibile in ogni sua parte;
- l’immodificabilità, la capacità di non poter essere modificato in alcun modo, questo si ottiene salvandolo in formati particolari e ben definiti;
- l’integrità del documento, ovvero quest’ultimo dovrà essere completo di ogni sua parte e senza alcuna omissione di pagine o anche minime parti;
- la sicurezza del ducumento dovrà essere massima, questo si ottiene proteggendoli con codici di sicurezza o password in modo che nessuno possa prelevarli e utilizzarli per altri scopi, inoltre dovranno essere salvati in più copie su diversi dispositivi per essere certi che non possano andare perduti.
Il salvataggio di un documento non significa salvarlo sul proprio pc e tenerlo in una cartella ma bensì salvarlo su ambienti informatici protetti dove solo chi è autorizzato può farne uso.
Chi deve necessariamente digitalizzare i documenti
A oggi le categorie che sono costrette alla digitalizzazione dei documenti riguardano le aziende, i liberi professionisti, le pubbliche amministrazioni e da qualche tempo anche gli artigiani, i liberi cittadini possono comunque farlo per una questione di praticità ma non sono per legge tenuti a farlo. Per quanto riguarda chi ha l’obbligo, questo riguarda maggiormente tutto il discorso inerente alla fatturazione, ovvero tutte le fatture in entrata e in uscita dovranno essere obbligatoriamente digitali per favorire la comunicazione con l’Agenzia delle Entrate e conservate per un tempo minimo di dieci anni. Altre documentazioni hanno scadenze diverse ma comunque può essere richiesto di prolungare uqeste date in caso di controlli da parte di enti statali. Altre documentazioni che hanno l’obbligo di essere digitalizzate sono: i libri contabili, gli ordini di acquisto effettuati e i libri sociali.